SOLICITARE DE OFERTĂ

Prin prezenta, A.O. „Asociația Băștinașilor ZUBREA” vă invită să depuneți o ofertă tehnică și financiară pentru prestarea serviciilor de dezvoltare web privind crearea rubricii digitale „Bugetare participativă Zubrești” pe site-ul Primăriei satului Zubrești: https://primzubresti.md/ro/.

Serviciile sunt solicitate în cadrul proiectului „Laboratorul Civic Zubrești – dezvoltăm lideri locali activi”, Grant nr. 1201, implementat de A.O. „Asociația Băștinașilor ZUBREA”.

Rubrica digitală urmează să sprijine procesul local de bugetare participativă și să includă, în principal: informarea cetățenilor, depunerea online a propunerilor de proiecte, afișarea proiectelor, votarea online, publicarea rezultatelor și administrarea conținutului de către beneficiar/Primărie.

Vă rugăm să consultați caietul de sarcini atașat. Pentru o înțelegere mai clară a structurii și funcționalităților dorite, poate fi consultat și prototipul demonstrativ orientativ disponibil aici:

https://preview--zubresti-participa.lovable.app/

Prototipul are scop ilustrativ și nu reprezintă soluția tehnică finală obligatorie. Ofertanții sunt invitați să propună propria soluție tehnică, conform cerințelor din caietul de sarcini.

Pentru participarea la procesul de selecție, vă rugăm să transmiteți:

• oferta tehnică;
• oferta financiară în MDL, fără TVA;
• datele de identificare ale ofertantului;
• portofoliu sau exemple de lucrări similare, dacă există;
• confirmarea lipsei conflictului de interese.

Documentele vor fi transmise la adresa electronică: asociatiabastinasilor.zubrea@gmail.com  până la data de 31 mai 2026, ora 18:00.

Achiziția este realizată în cadrul proiectului „Laboratorul Civic Zubrești – dezvoltăm lideri locali activi”. Proiectul este finanțat de Uniunea Europeană și cofinanțat de Suedia, fiind implementat prin intermediul Fundației Est-Europene, în parteneriat cu Centrul Parteneriat pentru Dezvoltare, Consiliul Național al Tineretului din Moldova și Organizația Necomercială „Agenția Regională de Dezvoltare” din Tiraspol.

Vă mulțumim anticipat pentru disponibilitate și interesul manifestat.

Cu respect,

Olesea Harti

Director de proiect

A.O. „Asociația Băștinașilor ZUBREA”

Tel.: 067660777

CAIET DE SARCINI / SOLICITARE DE OFERTĂ

pentru servicii de dezvoltare web privind crearea rubricii digitale „Bugetare participativă Zubrești” pe site-ul Primăriei satului Zubrești

Notă: Prezentul document este formulat pentru o achiziție directă documentată prin cercetare de piață. Ofertantul trebuie să prezinte o ofertă tehnică și financiară suficient de clară pentru ca beneficiarul să poată evalua ce soluție primește, cum va funcționa, cât costă, ce termene implică, ce suport este inclus și cum sunt protejate datele personale.

1. Context

A.O. „Asociația Băștinașilor ZUBREA” implementează proiectul „Laboratorul Civic Zubrești – dezvoltăm lideri locali activi”, Grant nr. 1201, care urmărește consolidarea participării civice în satul Zubrești.

În cadrul proiectului este prevăzută crearea rubricii digitale „Bugetare participativă Zubrești” pe site-ul oficial al Primăriei satului Zubrești. Rubrica va sprijini cetățenii să înțeleagă procesul de bugetare participativă, să depună propuneri de proiecte, să urmărească etapele, să voteze online proiectele admise, dacă regulamentul local permite acest lucru, și să vadă rezultatele agregate.

A.O. „Asociația Băștinașilor ZUBREA” deține acordul Primăriei satului Zubrești pentru dezvoltarea rubricii de bugetare participativă pe site-ul Primăriei. Prestatorul selectat va lucra doar în limita accesului tehnic aprobat de beneficiar și/sau de persoana desemnată de Primărie.

Soluția solicitată trebuie să fie simplă, funcțională, ușor de administrat și adaptată capacității reale a beneficiarului și a Primăriei. Nu se solicită o platformă complexă, ci o rubrică digitală integrată sau conectată clar la site-ul Primăriei.

1.1. Prototip demonstrativ orientativ

Pentru o înțelegere mai clară a structurii și funcționalităților dorite, beneficiarul pune la dispoziția ofertanților un prototip demonstrativ orientativ al rubricii digitale „Bugetare participativă Zubrești”, creat cu ajutorul instrumentului Lovable.

Link prototip demonstrativ: https://preview--zubresti-participa.lovable.app/

Prototipul are scop exclusiv ilustrativ și nu reprezintă soluția tehnică finală solicitată. Ofertanții nu sunt obligați să copieze codul, designul sau structura tehnică a prototipului și nu se solicită preluarea acestuia ca produs final. Ofertanții trebuie însă să țină cont de logica funcțională dorită: informare publică, depunere proiecte, afișare proiecte, votare online, rezultate, implementare, întrebări frecvente și contact.

Soluția finală va fi propusă de ofertant în oferta tehnică, cu respectarea prezentului caiet de sarcini, a regulamentului local de bugetare participativă, a cerințelor privind protecția datelor personale și a posibilităților reale de integrare pe site-ul Primăriei satului Zubrești.

În cazul în care ofertantul consideră că anumite funcționalități din prototip pot fi simplificate, îmbunătățite sau implementate diferit, acesta va explica în oferta tehnică soluția propusă, avantajele, limitările, costurile și modul de administrare ulterioară de către Primărie.

2. Scopul achiziției

Scopul achiziției este selectarea unui prestator care va crea, testa, lansa și preda o rubrică online simplă și funcțională pentru procesul local de bugetare participativă în satul Zubrești.

Rubrica trebuie să permită cel puțin:

• informarea cetățenilor despre bugetarea participativă;
• depunerea online a propunerilor de proiecte;
• afișarea proiectelor depuse și/sau admise pentru vot;
• votarea online a proiectelor admise, doar dacă regulamentul local permite votul online;
• publicarea rezultatelor agregate;
• administrarea simplă de către persoanele desemnate de beneficiar și/sau Primărie.

3. Obiectul serviciilor solicitate

Prestatorul va presta servicii de analiză, proiectare, dezvoltare web, testare, lansare, instruire și suport tehnic pentru rubrica digitală „Bugetare participativă Zubrești”.

Soluția trebuie să fie integrată în site-ul https://primzubresti.md/ro/. Dacă integrarea directă nu este posibilă tehnic, ofertantul poate propune o soluție alternativă simplă, dar aceasta trebuie justificată clar în ofertă și aprobată de beneficiar înainte de implementare.

Prestatorul nu va efectua modificări în site-ul Primăriei fără coordonarea prealabilă cu beneficiarul și/sau persoana tehnică desemnată de Primărie.

4. Funcționalități minime obligatorii

4.1. Pagină de informare

Rubrica va include o pagină de prezentare a procesului de bugetare participativă, cu text clar și ușor de înțeles:

• ce este bugetarea participativă;
• cine poate participa;
• ce tipuri de proiecte pot fi depuse;
• care sunt etapele procesului;
• unde poate fi solicitat ajutor sau suport informațional.

Conținutul textual va fi furnizat sau validat de beneficiar/Primărie.

4.2. Documente și formulare descărcabile

Rubrica va permite publicarea și descărcarea documentelor relevante, după caz:

• regulamentul local de bugetare participativă;
• ghidul simplificat pentru cetățeni;
• formularul de aplicare;
• lista de susținători;
• grila de verificare;
• alte modele aprobate sau utilizate de APL.

4.3. Calendarul ediției curente

Rubrica va afișa calendarul ediției curente, inclusiv:

• lansarea apelului;
• perioada de depunere a proiectelor;
• verificarea proiectelor;
• votarea;
• validarea rezultatelor;
• implementarea proiectelor câștigătoare;
• raportarea.

Administratorul trebuie să poată actualiza calendarul fără cunoștințe avansate de programare.

4.4. Formular online de depunere a proiectului

Prestatorul va crea un formular online compatibil cu formularul fizic utilizat în procesul local. Formularul va include cel puțin următoarele câmpuri:

• numele și prenumele liderului de proiect;
• telefon;
• email;
• titlul proiectului;
• domeniul/prioritatea de finanțare;
• problema identificată;
• soluția propusă;
• descrierea proiectului;
• locul unde se va realiza proiectul;
• beneficiarii;
• buget estimativ;
• contribuția comunitară propusă;
• încărcare fișiere: imagini, schițe, documente suport, lista de susținători scanată/fotografiată, după caz;
• declarație privind corectitudinea datelor;
• acord privind prelucrarea datelor personale.

După transmiterea formularului, sistemul trebuie să afișeze un mesaj de confirmare. Preferabil, sistemul va transmite și email de confirmare către inițiator și notificare către administrator.

4.5. Afișarea proiectelor

Rubrica va permite afișarea proiectelor pe site în funcție de statutul stabilit de administrator:

• depus;
• în verificare;
• necesită completări;
• admis la vot;
• respins;
• câștigător;
• în implementare;
• finalizat.

În partea publică nu se vor afișa date personale inutile: adrese, telefoane, emailuri personale, semnături, liste nominale ale susținătorilor sau votanților.

4.6. Formular / modul de vot online

Rubrica va include posibilitatea de vot online pentru proiectele admise, cu activare doar în perioada stabilită de administrator.

Utilizarea votului online ca vot oficial va avea loc doar dacă regulamentul local de bugetare participativă permite acest lucru și stabilește condițiile de validare a voturilor.

Formularul de vot trebuie să permită selectarea unui singur proiect, dacă regulamentul nu prevede altfel.

Pentru prevenirea votului dublu, ofertantul va propune un mecanism tehnic simplu și proporțional, care poate include colectarea unor date minime de identificare prevăzute în regulamentul local și/sau utilizate în practica locală. Date precum data nașterii și seria actului de identitate vor fi colectate doar dacă acest lucru este prevăzut/acceptat în regulamentul local și validat de beneficiar/Primărie.

Sistemul trebuie să permită exportul voturilor pentru verificare internă și comparare cu voturile fizice, după caz. Public se vor afișa doar date agregate, nu lista nominală a votanților.

4.7. Rezultate și arhivă

Rubrica va permite publicarea rezultatelor finale după validare:

• voturi fizice validate, dacă există;
• voturi online validate, dacă există;
• voturi anulate/nevalidate;
• total voturi per proiect;
• proiectele câștigătoare.

Rubrica va permite păstrarea unei arhive a edițiilor anterioare, dacă beneficiarul solicită acest lucru.

4.8. Panou simplu de administrare

Prestatorul va asigura un panou simplu de administrare sau o soluție de administrare echivalentă, care să permită:

• editarea paginilor informative;
• publicarea documentelor descărcabile;
• activarea/dezactivarea formularului de depunere;
• vizualizarea propunerilor depuse;
• schimbarea statutului proiectelor;
• activarea/dezactivarea votării online;
• exportul propunerilor și voturilor în Excel/CSV;
• publicarea rezultatelor finale.

5. Cerințe tehnice minime

Soluția livrată trebuie să respecte următoarele cerințe minime:

• să funcționeze pe calculator, tabletă și telefon mobil;
• interfața să fie în limba română, cu diacritice;
• administratorul să poată edita conținutul fără cunoștințe avansate de programare;
• formularele să fie protejate împotriva spamului prin CAPTCHA sau alt mecanism similar;
• accesul administratorului să fie protejat prin parolă sigură;
• datele personale să fie păstrate în siguranță și să nu fie afișate public;
• să permită exportul datelor necesare în Excel/CSV;
• să permită backup sau salvarea securizată a datelor, după caz;
• să nu creeze costuri recurente ascunse;
• să indice clar orice cost recurent posibil: hosting, licențe, mentenanță, pluginuri, SMS, email, servicii externe sau alte costuri;
• să fie predată beneficiarului, inclusiv accesurile, instrucțiunile de administrare și, după caz, fișierele/codul necesar pentru administrare.

6. Protecția datelor personale

Prestatorul va construi rubrica astfel încât să fie colectate doar datele strict necesare pentru depunerea propunerilor, verificare, votare și prevenirea votului dublu.

Datele personale nu vor fi publicate. Public se vor afișa doar informații despre proiecte și rezultate agregate.

Rubrica va include mesaje clare privind prelucrarea datelor personale și casete obligatorii de confirmare în formularele online.

Accesul la datele personale va fi limitat la persoanele desemnate de beneficiar și/sau Primărie. Prestatorul nu va copia, utiliza, transmite sau păstra datele personale în alte scopuri decât cele stabilite de beneficiar.

Ofertantul va descrie în oferta tehnică:

• ce date se colectează;
• unde sunt stocate datele;
• cine poate avea acces la date;
• cum sunt protejate datele;
• cum se poate exporta baza de date;
• ce măsuri sunt prevăzute pentru prevenirea accesului neautorizat.

7. Livrabile solicitate

8. Ce trebuie să conțină oferta

Oferta trebuie să fie suficient de clară pentru ca beneficiarul să înțeleagă ce soluție primește, cât costă, cum va funcționa rubrica online și ce responsabilități rămân după lansare.

Oferta va include cel puțin:

1. datele de identificare ale ofertantului: denumire/nume, formă juridică, IDNO/IDNP, adresă, telefon, email;
2. descrierea soluției propuse, formulată pe înțelesul beneficiarului;
3. modul în care rubrica va fi integrată în site-ul Primăriei Zubrești, disponibil la https://primzubresti.md/ro/, sau justificarea unei soluții alternative;
4. lista funcționalităților incluse: informare publică, depunere proiecte, afișare proiecte, vot online, afișare rezultate, administrare și exporturi;
5. modul în care soluția propusă răspunde logicii funcționale ilustrate în prototipul demonstrativ pus la dispoziție de beneficiar, inclusiv eventualele simplificări sau îmbunătățiri propuse;
6. mecanismul propus pentru prevenirea votului dublu;
7. datele care vor fi colectate prin formulare și modul în care acestea vor fi protejate;
8. modul în care rubrica va putea fi administrată ulterior de Primărie/beneficiar;
9. termenul de livrare și etapele principale de lucru;
10. oferta financiară detaliată pe categorii de cost, prezentată în MDL, fără TVA;
11. statutul ofertantului privind TVA și eventualele costuri recurente, dacă există;
12. perioada de garanție și suport tehnic inclusă după lansare;
13. portofoliu sau exemple de lucrări similare, dacă există;
14. confirmarea că ofertantul nu se află în conflict de interese cu A.O. „Asociația Băștinașilor ZUBREA”, echipa proiectului sau persoanele implicate în pregătirea/analiza achiziției.

9. Oferta financiară și TVA

Oferta financiară se va prezenta în MDL, fără TVA, detaliată pe categorii de cost.

Beneficiarul va prezenta prestatorului, după caz, actele confirmative necesare pentru aplicarea regimului fără TVA, conform cerințelor finanțatorului și prevederilor aplicabile, la etapa contractării și/sau facturării.

Ofertantul va indica separat eventualele costuri recurente, dacă acestea există, inclusiv costuri pentru hosting, domeniu, licențe, pluginuri, mentenanță, SMS sau alte servicii tehnice necesare funcționării rubricii.

Tabel recomandat pentru oferta financiară

10. Analiza ofertelor și criterii de selecție

Analiza ofertelor va fi realizată în scopul demonstrării prețului rezonabil, verificării conformității cu cerințele minime și selectării celei mai avantajoase soluții pentru proiect.

Evaluarea se va realiza în două etape:

• Etapa 1. Verificarea conformității minime a ofertelor

Vor fi examinate doar ofertele care conțin cel puțin: descrierea soluției propuse, lista funcționalităților incluse, modul de integrare pe site-ul Primăriei sau justificarea unei soluții alternative, mecanismul de prevenire a votului dublu, măsuri privind protecția datelor personale, termenul de livrare, oferta financiară fără TVA, costurile recurente, dacă există, și confirmarea lipsei conflictului de interese.

• Etapa 2. Evaluarea ofertelor conforme

Ofertele conforme vor fi evaluate în baza următoarei grile:

Pentru criteriul financiar, punctajul se va calcula după formula:

Punctaj preț = prețul cel mai mic ofertat / prețul ofertei evaluate × 40

Pentru criteriile calitative, comisia va acorda punctajul în funcție de claritatea, relevanța și caracterul realist al soluției propuse.

Va fi selectată oferta conformă care acumulează cel mai mare punctaj total și asigură cel mai bun raport cost-calitate. Prețul cel mai mic nu va constitui automat criteriul decisiv, dacă o altă ofertă justifică mai bine calitatea, siguranța, ușurința de administrare, suportul tehnic și sustenabilitatea soluției.

Beneficiarul își rezervă dreptul de a solicita clarificări ofertanților înainte de luarea deciziei finale, fără a permite modificarea substanțială a ofertei depuse după termenul-limită.

11. Calendar orientativ de implementare

Având în vedere că rubrica digitală urmează să fie utilizată în procesul real de bugetare participativă, inclusiv în contextul modificării Regulamentului local și lansării unei noi ediții a Programului, implementarea se va realiza într-un termen orientativ de până la 5 săptămâni de la semnarea contractului.

Calendarul de mai jos este orientativ și poate fi ajustat în funcție de complexitatea soluției propuse, de accesul tehnic la site-ul Primăriei Zubrești și de timpul necesar pentru validarea structurii de către beneficiar.

Calendarul final va fi propus de ofertant în oferta tehnică și va fi agreat prin contract. Ofertantul va indica termene realiste pentru fiecare etapă și va menționa condițiile necesare pentru respectarea calendarului, inclusiv accesul la site, aprobarea rapidă a structurii, transmiterea conținutului necesar și testarea funcționalităților.

În cazul în care integrarea directă pe site-ul Primăriei nu este posibilă în termenul propus din motive tehnice independente de prestator, ofertantul va propune o soluție alternativă temporară sau etapizată, cu justificare clară și cu menținerea obiectivului de integrare oficială a rubricii în mediul digital al Primăriei.

12. Condiții speciale

• Rubrica online trebuie să respecte regulamentul local de bugetare participativă și anexele operaționale aprobate/utilizate de APL.
• Dacă regulamentul nu este încă modificat pentru vot online, modulul de vot online poate fi dezvoltat și testat, dar utilizarea lui oficială va avea loc doar după aprobarea modificărilor necesare.
• Prestatorul nu va publica, transmite sau utiliza datele personale în alte scopuri decât cele stabilite de beneficiar.
• Toate accesurile, parolele, conturile, fișierele și instrucțiunile necesare administrării soluției vor fi predate beneficiarului la final.
• Nu se acceptă costuri ascunse sau dependență nejustificată de prestator.
• Subcontractarea unor părți ale serviciilor se va realiza doar cu informarea și acordul prealabil al beneficiarului.
• Prestatorul va respecta cerințele de vizibilitate ale proiectului, în limita instrucțiunilor furnizate de beneficiar.
• Prestatorul va respecta principiul utilizării eficiente a resurselor și va evita livrabile inutile sau disproporționate față de valoarea achiziției.

13. Modalitatea de depunere a ofertelor

Oferta tehnică și oferta financiară vor fi transmise la adresa: asociatiabastinasilor.zubrea@gmail.com

Termen-limită: 31 mai 2026, ora 18:00

Subiectul mesajului:  „Ofertă – Rubrica digitală Bugetare participativă Zubrești”

Persoană de contact: Harti Olesea, Tel.: 067660777
Email: asociatiabastinasilor.zubrea@gmail.com

14. Dispoziții finale

Prin depunerea ofertei, ofertantul confirmă că a analizat prezentul caiet de sarcini și că poate livra serviciile solicitate în termenul și condițiile propuse.

Beneficiarul își rezervă dreptul de a solicita clarificări, de a respinge ofertele neconforme și de a nu contracta niciun ofertant dacă ofertele primite nu răspund cerințelor tehnice, financiare sau de conformitate ale proiectului.

Achiziția va fi documentată prin cercetare de piață și formular intern de analiză a prețului rezonabil, conform cerințelor aplicabile proiectului.

Întocmit:

  Director de proiect: Harti Olesea